بازخوردهای سریع چطور منجر به بهبود عملکرد می شود؟

“کارم چطوره؟”، “مورد رضایت بود؟”، ” دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام بدهم؟”

   کارکنان تشنه ی بازخورد مدیران و روسا و سایر همکاران خود هستند. آن ها به دنبال کسب بینشی هستند که توانایی ها و پتانسیل آینده آنها را ارتقا دهند و بیشتر از هر عامل دیگری ، بازخورد مناسب منجر به دلبستگی کارکنان خواهد شد. مطالعات گالوپ نشان می دهد کارکنانی که بازخورد مناسب دریافت میکنند تا 4 برابر بیشتر از سایر کارکنان احساس دلبستگی به سازمان دارند.

   با درنظر گرفتن رشد سریع کسب و کارها و مشغله زیاد، بسیار وسوسه انگیز است که بعد از انجام یک کار سریع و بدون وقفه به سراغ کار بعدی بروید. اما باید درنظر داشت که بازخورد مناسب عملکرد را مختل نمی‌کند بلکه آن را بهبود می بخشد.

   همه بازخوردها از ارزش یکسانی برخوردار نیستند. با توجه به تجربه گالوپ با مشتریان، بازخورد، اغلب یک گفتگو طولانی بین مدیر و کارمند است که به منظور امتیاز دهی عملکرد ماه های گذشته کارمند صورت می گیرد اما در دنیای پرشتاب امروز، این سناریو غیر عملی، ناکارآمد و دشوار است.

   یک راه مناسب تر و قابل دسترس تر، راه ارائه بازخورد سریع و مکرر است، به همین دلیل است که سازمان ها ممکن است تغییر نام این روش به ” بازخورد سریع” را مفید بدانند.

   رویکرد بازخورد سریع ارائه بازخورد را برای مدیران که اغلب این فرآیند را سخت و طاقت فرسا می دانند، ساده تر میکند. وقتی بازخورد آسان و معمولی باشد همه میتوانند به آسانی متوجه این موضوع شوند که در چه مواردی و چگونه باید عملکرد خود را بهبود دهند و با تبدیل شدن بازخورد سریع به بخشی از روتین و رفتار عادی در سازمان، هدف نهایی پدیدار خواهد شد.

   مزایای ایجاد فرهنگ بازخورد مناسب بی شمار است. محیط کاری که در آن بازخورد سریع و مکرر وجود دارد:

1) از چابکی پشتیبانی می کند:

    بازخورد سریع به کارکنان انرژی می دهد و تیم ها را قادر می سازد تا با بهبود عملکرد به موقع مزیت رقابتی ایجاد کنند.

2) موجب الهام بخشی می شود:

    با توجه به تحقیقات صورت گرفته کارکنان اذعان داشتند دریافت بازخورد روزانه (در مقایسه با سالانه) انگیزه بیشتری برای انجام کارها در آنها به وجود می آورد.

3) استعداد ها را حفظ می کند:

    امروزه کارکنان به دنبال کار هدفمند و مدیری هستند که پیشرفت آنها را تصدیق و تسریع کند.

   بسیاری از سازمان ها متوجه برتریت بازخورد سریع و مداوم نسبت به سایر روش های بازخورد هستند اما به دلیل چالش های ایجاد فرهنگ و رفتار های مورد نیاز برای بکارگیری این روش، به رویکرد های سنتی (مانند بررسی سالانه) پایبند می مانند که در آن مدیر تا پیدا شدن زمان مناسب بازخورد را به تعویق می اندازد.

   رهبران می توانند با پرورش فرهنگی که در آن بازخوردها به طور مکرر و موثر رد و بدل می شود، این مشکل را بر طرف کنند. اولین گام هوشمندانه ای که در این مسیر می توان برداشت توانمندسازی مدیران برای ارائه بازخورد الهام بخش است.

نقش اساسی مدیر در ایجاد فرهنگ بازخورد:

   مدیرانی که به طور مداوم گوش می دهند،  سوال می پرسند، در گفتگو ها مشارکت می کنند و آنها را ادامه می دهند، موفق شده اند ذهنیت مربیگری را در خود ایجاد کنند. این مدیران در خلال مکالمات روزانه با کارکنان، بازخوردهای مورد نیاز را ارائه می کنند.

مدیران چگونه می توانند بازخوردهای سریع و مناسب ارائه دهند:

   بر اساس مطالعات گالوپ عوامل زیر بازخوردهای سریع و مفید  را از  بازخوردهای زمان بر و غیر موثر  متمایز می کند:

1) بازخورد مناسب به صورت مستمر ارائه می شود:

   بازخورد موثر تاریخ انقضا دارد! ارائه بازخورد باید یک اتفاق رایج و مستمر باشد. برای اکثر مشاغل به طور چندبار در هفته. کارکنان آخرین تجربیات خود را به شکل به یاد می آورند. بنابراین بازخورد زمانی بیشترین ارزش را دارند که بلافاصله پس از یک عمل اتفاق بیافتد.

   مدیران باید از طریق گفتگو و بازخوردهای سریع و در لحظه که برای کارکنان راهگشا، آموزنده و عملی است با ایشان ارتباط مداوم داشته باشند. به عنوان مثال یک مدیر ممکن است یک جلسه را با تشکر بابت ارائه ایده ها و پیشنهادات سنجیده و مفیدبه پایان برساند. این اقدام مدیر علاوه بر تشویق تیم به حضور فعال در جلسه، برای آنها موضوعاتی را مشخص می کند که می تواند به برگزاری مفید تر جلسات بعدی منجر شود.

   مدیران برتر به جای بیان یک طرفه نظرات خود، فعالانه به صحبت های کارکنان گوش می دهند و تلاش می کنند تا بازخورد را دوطرفه کنند. هنگامی که یک مدیر از کارکنان درباره دیدگاه آنان می پرسد، آنها نقش خود را در سازمان درک کرده، احساس ارزشمندی می کنند و بهترین کار را برای سازمان انجام می دهند.

2) بازخورد مناسب به صورت متمرکز ارائه می شود.

   بازخورد ناکارآمد مبهم است و به طور دقیق مشخص نمی کند چه رفتاری باید تغییر کند. به عنوان مثال، رتبه بندی همه اعضای تیم بر اساس معیارهای کلی و یکسان، نقاط قوت منحصر به فرد و عملکرد هر فرد در کار روزانه را نشان نمی دهد.

   مدیران برتر متناسب با استعداد و نیازهای عملکردی به هر فرد بازخورد می دهند. آنها اطمینان حاصل می کنند که بازخورد مرتبط  با مشارکت افراد و اهداف سازمان است و به کارکنان نشان می دهند که چگونه تلاش های روزانه آنها در تحقق اهداف کلان سازمان نقش دارد.

   وقتی بازخورد متمرکز باشد، برای کارکنان منصفانه است و آنها نتیجه بازخورد را معتبر می دانند زیرا بازتابی از مشارکت آنها و میزان کنترلشان برای تغییر عملکرد را نمایش می دهد و با شفاف سازی انتظارات، مدیران به کارکنان کمک می کنند تاتلاش های خود را در جهت اهداف و KPI های صحیح قرار دهند.

3) بازخورد مناسب مبتنی بر آینده است:

  سرزنش کردن اشتباهات قبلی کارمندان انگیزه آنان را از بین می برد. مدیران می توانند با تاکید بر لحظه فعلی و آنچه در پیش است مثل شناخت دستاوردهای کارکنان و گفتگو درباره حذف موانع برای آینده، الهام بخش کارکنان خود باشند. چه کنیم تا بهتر شویم؟ چگونه می توانیم برای آینده آماده شویم؟ از این مرحله چه آموختید؟ . این بدان معنا نیست که مدیران نباید در خصوص عملکرد گذشته بازخورد منفی بدهند، چنین بازخوردی  یادگیری را تسهیل می کند. کارکنان با استعداد فقط به دنبال بازخوردی که به آنها احساس خوب بدهد نیستند، آنها می خواهند تحت فشار قرار بگیرند تا بهترین باشند.

   مدیران می توانند با تمرکز بر رفتارهای قابل تشخیص به جای ویژگی های شخصیتی کارکنان، کاستی ها را به شیوه ای سازنده بر طرف کنند. توسعه کارکنان باید به عنوان هدف در نظر گرفته شود. به عنوان مثال:

   بازخورد غیر مفید: ” ارائه ای که فصل قبل برای مشتری انجام دادی واقعا بهمون ضربه زد…  راستش مطمئن نیستم بتونیم اون رابطه رو مجدد برقرار کنیم”

   بازخورد مناسب (درست بعد از ارائه یا در انتهای همان روز کاری): ” به نظرت ارائه ات چطور بود؟ مشتری داشت سوالایی میپرسید که نشون میده به ادامه کار تمایلی نداره. به نظرت برای اینکه همچنین اتفاقی دوباره در آینده تکرار نشه چکار میتونیم بکینم؟”

   رهبران باید یک فرهنگ متمرکز بر توسعه و عملکرد محور را ایجاد کنند.

   دراین بخش سه اقدام ذکر می شود که رهبران باید به منظور ایجاد فضایی مناسب برای ارائه بازخورد مناسب اتفاق بیافتد:

1) دیدگاه خود را از مدیریت کردن به سمت مربیگری ببرید:

   مربیگری(کوچینگ) یک مجموعه مهارت منحصر به فرد است که مدیران باید آن را پرورش دهند. خوشبختانه برنامه های توسعه مدیریت صحیح، به موضوع مربیگری اهمیت می دهد و طرز فکر مدیران در این خصوص را تکامل می بخشد و به آنها دقیقا چیزی را می دهد که برای ارائه بازخورد عالی به آن نیاز دارند.

2) شیوه های مدیریتی و معیارهای عملکرد خود را تنظیم کنید:

زمان آن فرا رسیده که بازخوردهای لحظه ای که از لحاظ علمی ثابت شده است عملکرد را بهبود می بخشد را جایگزین ارزیابی های عملکرد سالانه کنید. رهبران باید رویکرد های مدیریت عملکرد خود را ارزیابی کنند و برنامه ریزی های لازم برای تغییر به سمت غنی تر کردن این رویکرد ها از طریق ارائه بازخوردهای مناسب و مستمر را انجام دهند.

3) ترویج دهنده رویکرد ارائه بازخورد باشید:

   در فرهنگ کاری متمرکز بر توسعه، بازخورد یک رویکرد یک طرفه و از بالا به پایین نیست.

   افراد، مدیران و رهبران همگی باید بازخوردی ارائه و دریافت کنند که نشان دهنده قدردانی از تلاش‌های یکدیگر از طریق گفت‌وگوی صادقانه، باز و مداوم باشد. بازخورد نظیر به نظیر) فرد به فرد (روابط و همکاری بین بخشی را تقویت می کند.

   رهبران باید اولین قدم را بردارند: با به اشتراک گذاشتن “بازخورد سریع” با آنها، رفتارهایی را که می خواهید مدیرانتان نشان دهند، مدل کنید. با اولویت دادن به توسعه مدیران، به مدیران خود کمک کنید تا بازخورد معنادار ارائه دهند. سپس تماشا کنید که فرهنگ بازخورد شما بهره‌وری و دلبستگی در محل کار را تسریع می‌کند.

  فرهنگ توسعه محوری بسازید که برای بازخورد ارزش قائل است.

GALLUP – How Fast
Feedback Fuels Performance  – 2022 January